Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement
Stichting Exploitatie Ontmoetingscentrum De Glazenap

Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

• de stichting: de Stichting Exploitatie Ontmoetingscentrum De Glazenap, gevestigd te Tegelen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Roermond onder nummer 42354/1177732;
• de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 7 oktober 2010, bij notaris Ingrid Wilhelmina Maria Boerhof van het Notariskantoor Boerhof B.V. te Venlo;
• het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in de Statuten;
• projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.

De activiteiten

De jaarlijkse activiteiten zijn vastgelegd in een jaarplan:

• Dit jaarplan wordt jaarlijks in de jaarvergadering van maart geactualiseerd en herzien.
• Elke nieuwe versie van een jaarplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd.
• Het bevat een jaarbegroting.
• Het jaarplan bevat korte omschrijvingen van de bekende vaste activiteiten en de projectplannen.
• Het jaarplan is dynamisch van aard: er kunnen gedurende de jaartermijn projectplannen en activiteiten worden toegevoegd, aangepast of geschrapt.

Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

Het bestuur en de bestuursbesluiten

• Het bestuur bestaat uit minimaal 5 personen die de functies voorzitter, vicevoorzitter, secretaris en 1e en 2e penningmeester invulling geven plus de specialismen beheerder accommodaties, wijkzaken, jongerenzaken, archief en communicatie. Het takenpakket van een bestuurslid kan meerdere functies en/of specialismen bevatten.
• Het bestuur bestuurt en vertegenwoordigt de stichting.
• Het bestuur neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement).
• Het bestuur is bevoegd tot het zelfstandig verrichten van uitgaven.
• Het bestuur is bevoegd tot het aangaan van leningen.
• Het bestuur handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het jaarplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten.
• De zittingsduur van bestuursleden is 3 jaar. Er wordt een vastgestelde volgorde van aftreden gehanteerd.
• Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid her verkiesbaar, dan kunnen kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen.
• Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur.
• Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere bestuursvergadering / jaarvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn.
• Het bestuur gedraagt zich naar de door de jaarvergadering vastgestelde code ‘Good Governance.

De voorzitter

• heeft de algemene leiding van de stichting;
• vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
• geeft leiding aan het bestuur;
• is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
• stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
• leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
• ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
• ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

De vice-voorzitter

• vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.

De penningmeester

• is het eerste aanspreekpunt in het bestuur met betrekking tot alle financiële aspecten;
• beoordeelt i.s.m. met de beheerder van de accommodatie en de 2e penningmeester of gedane uitgaven en declaraties binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken vallen.

De secretaris

• notuleert de jaar- en bestuursvergadering en legt daarin de genomen besluiten en de voorgenomen acties vast;
• neemt kennis van en behandelt de officiële stukken en correspondentie;
• schakelt waar nodig andere bestuursleden in en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
• archiveert i.s.m. de archivaris alle relevante documenten.

Het dagelijks bestuur

• bestaat uit de voorzitter, de vice-voorzitter, de secretaris en de 1e penningmeester
• stelt het beleidsplan op en legt dit aan het bestuur voor;
• voert het jaarplan uit en stuurt daartoe projectleiders, beheerders, gebruikers, vrijwilligers en betrokken externen aan;
• stelt het jaarverslag op (incl. financiële verantwoording);
• voert de financiële administratie;
• waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
• stelt financiële overzichten op;
• maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
• zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag, niet onnodig afwijkt van de richtlijnen;
• beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
• beheert het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
• begroot inkomsten en uitgaven en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
• beheert het budget en is gemachtigd afgesproken betalingen te doen, conform de vastgestelde begroting.
• neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde projectgroepen decharge te verlenen;
• onderhoudt contacten met fondsen, sponsoren, subsidieverstrekkers en huurders,
• beheert de database, waarin de gegevens van bestuursleden, ex-bestuursleden, gebruikers, vrijwilligers, donateurs, vertegenwoordigers van subsidieverleners, fondsen en andere betrokken zijn vastgelegd.
• zorgt ervoor dat deze database actueel en betrouwbaar is, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is;
• ontvangt en verwerkt post voor de stichting;
• maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
          o de datum en plaats van de vergadering;
          o de aanwezige en afwezige bestuursleden;
          o de verleende volmachten;
          o de genomen besluiten;
          o de afgesproken acties.
• maakt t.d.v. de jaarvergadering een samenvatting van de vergaderverslagen;
• ontvangt alle binnenkomende post;
• neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
• archiveert alle relevante documenten;

Vergaderingen

Geldigheid

Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste 50% van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.

Agenda

Bestuursleden kunnen tot 1 week voor de vergadering agendapunten aanleveren.
• De voorzitter/secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 7 dagen voor aanvang van de vergadering;
• Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
• Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.
• De voorzitter, de penningmeester en de secretaris verzorgen de jaarstukken voor de jaarlijkse jaarvergadering
• Het bestuur stelt deze in de jaarvergadering vast.

Verantwoordelijkheid

Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.

Notulen

Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt, dat binnen 7 dagen na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden. Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld. De notulen zijn openbaar en worden derhalve, na vaststelling, gepubliceerd op de website van de stichting.

Inbreng tijdens de vergadering

• Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht: ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering.
• Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering in een actieve rol (al dan niet bij een bepaald agendapunt).
• De voorzitter neemt in deze een beslissing;
• De bestuursvergaderingen en de jaarvergadering zijn besloten.
• Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.

Subsidies, fondsen, donaties, huurbijdragen en declaraties

• Alle inkomsten worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting;
• Het jaarplan bepaalt de kaders voor eventuele reserveringen voor volgende jaren;
• Bestuursleden zijn gerechtigd noodzakelijke kosten en reiskosten voortkomend uit hun bestuursfunctie te declareren;
• Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.

Slotbepalingen

• In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
• De statuten, het document ‘Good Governance’ en dit huishoudelijk reglement zijn voor eenieder inzichtelijk op de website www.glazenap.nl